El
objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de
documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una
adecuada imagen corporativa.
OBJETIVO
Esta guía
presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos
de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de
proyectar una adecuada imagen corporativa.
Tiene una
cuenta los aspectos generales de la comunicación y presenta un
orden para las partes de cada tipo de documentos , con base en el
estilo y la presentación que demanda los protocolos
organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimiento de
cada organización , para la producción de documentos.
Esta
GTC está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes
administrativos, secretarios y todas aquellas personas involucradas
en la generación de documentos, para facilitar su elaboración y
presentación lo cual incluye también a los estudiantes tanto de colegios como de universidades.
PARA QUE
SIRVE
Para
la realización de:
-Cartas
-Memorandos
-Circulares
-Actas
-Informes
-Certificados
y constancia
-Hoja de
vida corporativa
-Mensajes
electrónicos
LA CARTA
Comunicación
escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas
naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus
empleados. En algunas entidades se denomina oficio.
Ejemplo;
Cali, 11 de abrir del
2012
Señor(a)
NESLY VANESSA GONZALEZ RUDA
Coordinadora Área Bienestar
Capacitación empresarial S.A
Calle 34 45-80
Cali- Valle
Asunto: Invitación a capacitación
Cordial saludo, señora Nesly:
La presente es para invitarla a una capacitación sobre el bienestar el cual se realizara el dia 01 de junio del 2012, la vigencia para responder este documento es de 5 dias.
Gracias por su atencion.
LUISA FERNANDA CAICEDO ARAUJO
Orientadora de capacitación
EL MEMORANDO
Es una
comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para
transmitir información y pautas a las dependencias locales.
Regionales, nacionales, o internacionales.
Ejemplo;
Barran quilla, 30 de octubre de 2017
PARA: Ingeniera Laura Solis. Instructora
DE: MariA Rojas , Directora Encargada
ASUNTO: Llamado de atencion
Este memorando se le es
entregado a usted por el motivo de
llamarle la atención por haber llegado tarde el día 29 de Octubre, por lo tanto
le exigimos que cumpla con las normas
Atentamente:
MARÍA ROJAS
Directora encargada
LA CIRCULAR
Es un
documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento
actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos,
empleados, entre otras, normalmente
una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios
destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo
que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de
éstas.
Ejemplo;
Candelaria,20 de junio de
2015
PARA: COORDINADORES DE CAPACITACIÓN
ASUNTO: Compendio actualizado
Cordial saludo, señores
coordinadores. Les comunicamos que la edición actualizada sobre documentación
organizacional será publicada en el presente año. Así mismo, informamos que
para obtener ejemplar original lo pueden adquirir en las oficinas de ICONTEC o
en las librerías autorizadas.
El objetivo del Instituto
Colombiano de Normas Técnicas es presentar recomendaciones para la elaboración
de diferentes tipos de documentos que se generan en las organizaciones y
proyectar una adecuada imagen corporativa.
Su actualización se hace
periódicamente y se informa a nuestros usuarios, con el fin de evitar la
adquisición de: plagios, ejemplares sin actualizar o adulterados.
Hasta nueva comunicación.
MARÍA ESPERANZA CEPADA
Director General
LAS ACTAS
Es un documento en el cual durante una reunión es escrito por una persona presente en la
misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido
tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado
adoptados luego de dicha reunión.
Ejemplo;
REUNION
ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO
ACTA 01
FECHA: Ibagué,
20 de junio de 2009
HORA: De las 17:00 a las
19:00 horas
LUGAR: Sala
de juntas
ASISTENTES: Juliana Caballos Gómez, Presidente
Maria Benítez , Vicepresidente
Hernando Tobón Hoyos, Tesorero
Graciela Urrea , Secretaria
INVITADOS: Santiago
Londoño Escobar, Asesor
AUSENTES: Carlos
García Muñoz, Vocal (sin excusa)
ORDEN DEL DIA
1. Verificación del quórum
2. Lectura y aprobación del acta anterior
3. Estudio y solicitudes de préstamo
4. Proposiciones y varios
DESARROLLO
1. Verificación del quórum
El presidente dio comienzo a la reunión al verificar, que se contaba con
el quórum reglamentario para deliberar
2. Lectura y aprobación del acta anterior
La secretaria leyó el Acta 010 de la reunión del 2 de abril de 2009, la
cual fue aprobada sin modificaciones.
Acta 011
Reunión ordinaria Consejo de Administración
3. Estudio solicitudes de préstamos
La secretaria informo que solo había una solicitud, la del socio Javier
Martínez Mejía, por quince mil pesos ($15.000).
El socio Carlos Meneses Ruiz Solicito aclaraciones sobre el monto de los
Aportes y saldo a cargo del solicitante. Como se constató que si había
Cupo, se aprobó el préstamo mencionado
4. Proposiciones y varios
La secretaria, Graciela Urrea Jara, leyó la carta enviada por el señor
Alberto Borda San clemente, en la cual solicita retiro de la
cooperativa.
Discutidos los motivos que aduce, se hallaron justos y por lo tanto fue
Aceptado dicho retiro.
Se estudió la solicitud de ingreso del señor Rubén González a la
Cooperativa, la cual fue aceptada por unanimidad
CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizara en la sala de juntas, el
27 de julio de 2009, a las 10:00 horas.
JULIANA CABALLOS
GOMEZ GRACIELA URREA
Presidente Secretaria
EL INFORME
El concepto de informe, como derivado del verbo informar, consiste en un
texto o una declaración que describe las cualidades de un hecho y de los
eventos que lo rodean. El informe, por lo tanto, es el resultado o la
consecuencia de la acción de informar (difundir, anoticiar).
Ejemplo;
CAPACITACIÓN CON BASEEN
NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL
Fecha:
Medellín, 30 septiembre de 2009
ELABORADO POR: John
Alberto correa zapata
Juan Gonzalo donado Perea
1. OBJETIVOS
1.1 Cumplir con requisito
exigido para la terminación del contrato como facilitador de acompañamiento.
1.2 Elaborar resumen sobre
el proceso, desdé su inicio hasta el final.
1.3 Presentar conclusiones
1.4 Hacer las
recomendaciones
2. RESUMEN
Después de firmar el
contrato por presentación de servicios como facilitadores y siguiendo
instrucciones del director ejecutivo de cendal, se desarrollaron las
siguientes actividades:
Julio
18 del 2009: inicio del contrato, se concertó reunión para el 22 de enero
y confirmar las fechas de las capacitaciones en cada ciudad.
Julio
22 de 2009: reuion de gestión humana con el psicólogo Juan Pérez Ruiz para
enviar convocatorias el 25 de enero reconfirmando fechas y horarios
Las
capacitaciones se llevaran a cabo entre el 1 de julio y el 15 de agosto de
2009.
Cada
entidad facilitara las aulas requeridas, confirmando antes del primero de
julio.
LOS CERTIFICADOS
Y CONSTANCIAS
Documento de carácter
probatorio, público o privado. Que asegura la adversidad y la legalidad de un
hecho un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias
para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma)
CONSTANCIA
Documento de carácter
probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren
solemnidad
D 102 código (opcional)
Ejemplo;
Barranquilla, 25 de octubre del 2009
LA GERENTA DE RELACIONES INDUSTRIALES
HACE CONSTAR:
Que la ingeniera DORIS
BUITRAGO BOTERO, identificada con cedula de ciudadanía 34.527.143 de
Bucaramanga, trabaja en esta empresa desde el 10 de julio de 2004 y desempeña
el cargo de asistente en talento humano.
Esta constancia se expide
para trámite de visa en el consulado de los Estados Unidos de América.
Firma:
CECILIA RODRIGUEZ OROZCO
