NORMAS GTC 185

NORMAS GTC 185

         INTRODUCCIÓN

Este trabajo tiene como propósito aplicar  la NORMA GTC 185 para la gestión de documentos formales en nuestra compañía, en esta  se establecen los lineamientos para la gestión de documentos organizacionales, basados en  normas  ICONTEC; la cual contiene   diferentes herramientas, que nos sirven de soporte para dar una mejor presentación y formalidad. Esto con el fin de facilitar las comunicaciones escritas y tecnológicas  en Trabajando Juntos S.A.S optimizando así  los recursos y el tiempo, teniendo en cuenta la  calidad en cada uno de los procesos internos  en  las  áreas de trabajo. Estas orientaciones permiten el desarrollo y comprensión de la información que se transmite en la compañía, de una manera organizada y completa.




                        QUE ES?

Este documento  se plantea  como una guía, lo cual se adapta  a  cualquier necesidad o ambiente. Esta guía esta dirija a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos y secretarios  y todas  aquellas personas  que estén involucradas  con el documento.

Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.

El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

                 OBJETIVO

Esta guía  presenta  recomendaciones  para elaborar  los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada  imagen corporativa.

Tiene una cuenta los aspectos generales  de la comunicación y presenta  un orden para las partes de cada tipo  de documentos , con base en  el estilo  y la presentación  que demanda  los protocolos organizacionales  y que se establecen en los manuales de procedimiento de cada organización , para la producción de documentos.

Esta GTC  está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas personas  involucradas  en la generación de documentos, para facilitar su elaboración y presentación lo cual incluye también a los estudiantes tanto de colegios como de universidades.  

 PARA QUE SIRVE

Para  la realización de:

-Cartas

-Memorandos

-Circulares

-Actas

-Informes

-Certificados y constancia

-Hoja de vida corporativa

-Mensajes electrónicos

 LA CARTA

 Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

Ejemplo;

Cali, 11 de abrir del 2012

Señor(a)

NESLY VANESSA GONZALEZ RUDA

Coordinadora Área Bienestar

Capacitación empresarial S.A

Calle 34 45-80

Cali- Valle

Asunto: Invitación a capacitación

Cordial saludo, señora Nesly:

La presente es para invitarla a una capacitación sobre el bienestar  el cual se realizara el dia 01 de junio del 2012, la vigencia para responder este documento es de 5 dias.

Gracias por su atencion.

LUISA FERNANDA CAICEDO ARAUJO

Orientadora de capacitación

EL  MEMORANDO

Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información y pautas a las dependencias locales. Regionales, nacionales, o internacionales.

Ejemplo;

Barran quilla, 30 de octubre de 2017

PARA:      Ingeniera Laura Solis. Instructora

DE:           MariA Rojas , Directora  Encargada

ASUNTO: Llamado de atencion

Este memorando se le es entregado  a usted por el motivo de llamarle la atención por haber llegado tarde el día 29 de Octubre, por lo tanto le exigimos que cumpla con las normas

Atentamente:

MARÍA ROJAS

Directora encargada

LA CIRCULAR

Es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, entre otras, normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.

Ejemplo;

Candelaria,20 de junio de 2015

PARA: COORDINADORES DE CAPACITACIÓN

ASUNTO: Compendio actualizado

Cordial saludo, señores coordinadores. Les comunicamos que la edición actualizada sobre documentación organizacional será publicada en el presente año. Así mismo, informamos que para obtener ejemplar original lo pueden adquirir en las oficinas de ICONTEC o en las librerías autorizadas.

El objetivo del Instituto Colombiano de Normas Técnicas es presentar recomendaciones para la elaboración de diferentes tipos  de documentos que se generan en las organizaciones y proyectar una adecuada imagen corporativa.

Su actualización se hace periódicamente y se informa a nuestros usuarios, con el fin de evitar la adquisición de: plagios, ejemplares sin actualizar o adulterados.

Hasta nueva comunicación.

MARÍA ESPERANZA CEPADA

Director General

LAS ACTAS

Es un documento en el cual  durante una reunión es escrito por una persona presente en la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como así también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión.

Ejemplo;

REUNION ORDINARIA CONSEJO DIRECTIVO

ACTA 01

                                                                                                               

FECHA: Ibagué, 20 de junio de 2009

HORA: De las 17:00 a las 19:00 horas

LUGAR: Sala de juntas

ASISTENTES: Juliana Caballos Gómez, Presidente

                         Maria Benítez , Vicepresidente

                         Hernando Tobón Hoyos, Tesorero

                         Graciela Urrea , Secretaria

                  

INVITADOS: Santiago Londoño Escobar, Asesor

AUSENTES: Carlos García Muñoz, Vocal (sin excusa)

ORDEN DEL DIA

1. Verificación del quórum

2. Lectura y aprobación del acta anterior

3. Estudio y solicitudes de préstamo

4. Proposiciones y varios

DESARROLLO

1. Verificación del quórum

El presidente dio comienzo a la reunión al verificar, que se contaba con el quórum reglamentario para deliberar

2. Lectura y aprobación del acta anterior

La secretaria leyó el Acta 010 de la reunión del 2 de abril de 2009, la cual fue aprobada sin modificaciones.

Acta 011

Reunión ordinaria Consejo de Administración

3. Estudio solicitudes de préstamos

La secretaria informo que solo había una solicitud, la del socio Javier

Martínez Mejía, por quince mil pesos ($15.000).

El socio Carlos Meneses Ruiz Solicito aclaraciones sobre el monto de los

Aportes y saldo a cargo del solicitante. Como se constató que si había

Cupo, se aprobó el préstamo mencionado

4. Proposiciones y varios

La secretaria, Graciela Urrea Jara, leyó la carta enviada por el señor

 Alberto Borda San clemente, en la cual solicita retiro de la cooperativa.

Discutidos los motivos que aduce, se hallaron justos y por lo tanto fue

Aceptado dicho retiro.

Se estudió la solicitud  de ingreso del señor Rubén González a la

Cooperativa, la cual fue aceptada por unanimidad

CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizara en la sala de juntas, el

27 de julio de 2009, a las 10:00 horas.

JULIANA CABALLOS GOMEZ                                        GRACIELA URREA 

Presidente                                                                                    Secretaria

 EL INFORME

El concepto de informe, como derivado del verbo informar, consiste en un texto o una declaración que describe las cualidades de un hecho y de los eventos que lo rodean. El informe, por lo tanto, es el resultado o la consecuencia de la acción de informar (difundir, anoticiar).

Ejemplo;

CAPACITACIÓN CON BASEEN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL

                                                 

Fecha:                             Medellín, 30 septiembre de 2009

ELABORADO POR:         John Alberto  correa zapata

                                         Juan Gonzalo donado Perea

1. OBJETIVOS

1.1 Cumplir con requisito exigido para la terminación del contrato como facilitador de acompañamiento.

1.2 Elaborar resumen sobre el proceso, desdé su inicio hasta el final.

1.3 Presentar conclusiones

1.4 Hacer las recomendaciones

2. RESUMEN

Después de firmar el contrato por presentación de servicios como facilitadores y siguiendo instrucciones del director ejecutivo de cendal, se desarrollaron  las siguientes actividades:

    Julio 18 del 2009: inicio del contrato, se concertó reunión  para el 22 de enero y confirmar las fechas de las capacitaciones en cada ciudad.

    Julio 22 de 2009: reuion de gestión humana con el psicólogo Juan Pérez Ruiz para enviar convocatorias el 25 de enero reconfirmando fechas y horarios

     Las capacitaciones se llevaran a cabo entre el 1 de julio y el 15 de agosto de 2009.

     Cada entidad facilitara las aulas requeridas, confirmando antes del primero de julio.

LOS CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

Documento de carácter probatorio, público o privado. Que asegura la adversidad y la legalidad de un hecho un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma)

CONSTANCIA

Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad

D 102 código (opcional)

 Ejemplo;

Barranquilla, 25 de octubre del 2009

LA GERENTA DE RELACIONES INDUSTRIALES

HACE CONSTAR:

Que la ingeniera DORIS BUITRAGO BOTERO, identificada con cedula de ciudadanía 34.527.143 de Bucaramanga, trabaja en esta empresa desde el 10 de julio de 2004 y desempeña el cargo de asistente en talento humano.

Esta constancia se expide para trámite de visa en el consulado de los Estados Unidos de América.

 Firma:

CECILIA RODRIGUEZ OROZCO

Haz clic aquí para ver una presentación respecto a el tema anterior:
https://prezi.com/p/chiufqtwfwoj/